Neue Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2026

Ab dem 01.01.2026 gelten neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei beruflich und betrieblich bedingten Auslandsdienstreisen. Das Bundesministerium der Finanzen hat dazu ein Schreiben mit der Ländergruppeneinteilung veröffentlicht, das sich mit der steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01.01.2026 befasst und die neuen Pauschalen bekannt gibt. Die seit dem 01.01.2025 geltenden Pauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsreisen werden durch diese neuen Pauschalen ersetzt.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen

• Verpflegungspauschale bei eintägigen Reisen ins Ausland:
  Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

• Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Reisen ins Ausland:
  Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:
  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
  • Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
  • Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.
  • Im Übrigen, insbesondere bei Flug- und Schiffsreisen, ist R 9.6 Absatz 3 ff. LStR zu beachten:
    • Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
    • Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
    • Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgebend. Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Weitere Informationen dazu auch unter Rz. 52 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25.11.2020.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale im Sinne des § 9 Absatz 4a Satz 8 ff. EStG tagesbezogen vorzunehmen, d. h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit (§ 9 Absatz 4a Satz 5 EStG), unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde (20 % für Frühstück, 40 % für Mittag-/Abendessen).

Beispiel

Ein Ingenieur reist von einer mehrtägigen Dienstreise in Straßburg (Frankreich) zu seiner Wohnung zurück und reist am selben Tag (Dienstag) zu einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen (Dänemark) weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23 Uhr. Die Übernachtungen mit Frühstück wurden vom Arbeitgeber bezahlt. Für den Dienstag gilt die höhere Verpflegungspauschale von 50 Euro (Kopenhagen). Weil das Frühstück im Rahmen der Übernachtung in Straßburg vom Arbeitgeber bezahlt wurde, wird der Pauschbetrag um 15 Euro (siehe Tabelle im BMF-Schreiben: 20 % der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag – 75 Euro = 15 Euro) auf 35 Euro (50 Euro – 15 Euro = 35 Euro) gekürzt.

Übernachtungskosten

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten können nur dann angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber die Übernachtungskosten erstattet (R 9.7 Absatz 3 LStR und Rz. 128 des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25.11.2020). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Absatz 2 LStR und Rz. 117 des gleichen BMF-Schreibens); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR). Hotelrechnungen in Fremdwährung müssen mit dem gültigen Devisenkurs in Euro umgerechnet werden. Abziehbar sind nur die Übernachtungskosten, da die Kosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen mit dem Verpflegungspauschbetrag abgegolten sind.

Besonderheiten

• Zu beachten ist bei der Anwendung der Pauschbeträge, dass es innerhalb eines Landes – u. a. Frankreich, Italien, China oder USA – sehr unterschiedliche Sätze geben kann.
• Die festgesetzten Beträge für die Philippinen gelten auch für Mikronesien, die Beträge für Trinidad und Tobago gelten auch für die zu dessen Amtsbezirk gehörenden Staaten Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis, St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie Suriname.
• Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Doppelte Haushaltsführung im Ausland

Das aktuelle Schreiben mit der Ländergruppeneinteilung ab 01.01.2026 gilt entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland (R 9.11 Absatz 10 Satz 1, Satz 7 Nummer 3 LStR und Rz. 112 ff. des BMF-Schreibens zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern vom 25.11.2020).

Hinweis

Damit es nicht zu vielen Nachforderungen seitens des Finanzamts kommt, ist auf die genaue Anwendung der BMF-Grundsätze im Schreiben zu achten. Auch ein Reisetagebuch zur optimalen Geltendmachung kann dabei hilfreich sein (z. B. Aufzeichnung der Abfahrtzeit von zu Hause, Landezeit des Fluges im Ausland und Rückkehrzeit nach Hause).

Bei Detailfragen hilft Ihnen Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater.